如何利用Excel数据校验功能 数据校验功能纠正数据使用方法

如何利用Excel数据校验功能 数据校验功能纠正数据使用方法 在使用Excel编辑工作表格时经常要输入大量数据，有时要求输入的数据不能重复，例如身份证号码、准考证号码、车牌号等，一旦输入错误查找起来相当麻烦。为避免输入出错，我们可以采用自定义公式和有效性数据检查联动的办法，让Excel对发现重复的数据进行自动全程核对检查。也就是说，每输入一个新的身份证号码，系统就会去和已经输入的所有身份证号去逐一核对，发现错误及时纠正。我们用Excel 2016举例说明，在其他版本Office中也可实现。


　　● 正确的原始数据输入


　　我们以在表格中输入身份证号码为例。由于直接输入18位身份证号码系统会以科学记数法来显示，这不符合我们的习惯，因此，首先要全选身份证一列，右键单击并选择设置单元格，将其设置为文本型的格式。





　　● 用公式构造验证条件


　　在工作表中选中需要设置重复检查的所有单元格，然后单击“数据”功能菜单，并在“数据工具”功能区域中选择“数据验证”选项，并单击下级菜单中的第一个选项“数据验证…”。





　　接下来在弹出的“数据验证”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项（同时要选择“忽略空值”选项）；在“公式”下面的文本框中输入：COUNTIF($1$65535,A1)=1


　　这里的$1$65535表示对全工作表范围进行重复检查，这样就解决了身份号数量未知的难题，不管你输入多少个人的身份证号，统统管用。当然，如果需要检查的只是某一特定的单元格范围，可以根据实际情况重新进行调整，但必须使用绝对方式引用。





　　● 设置个性化报错提示


　　切换到“出错警告”选项卡，在这里程序已经自动勾选了“输入无效数据时显示出错警告”的复选框，接下来将“样式”设置为“停止”选项，然后在右侧的“标题”和“错误信息”两个文本框中自行输入相关的提示内容（如“身份证重复”）、具体的提示信息解释（如“请检查当前身份证号输入是否有误，或者将之前的身份证号信息误输入为当前的这个号码”），然后单击“确定”按钮。





　　如果过程中遇到重复输入的数字，Excel会出现提示。对于其他类型数据的输入和自动检测，可以仿照如上过程，灵活变通单元格的类型、判断范围、提示信息内容等。